Ufficio Protocollo e Archivio

Competenze

Della registrazione della corrispondenza in entrata e in uscita, provvedendo all’assegnazione di un numero di protocollo ad ogni documento, sia esso cartaceo o digitale (PEC), che arriva o parte dal Comune deve essere protocollato;
Dell’assegnazione di un numero progressivo e una data certa a ciascun documento in modo da identificarlo univocamente, certificandone il momento di ricezione o invio;
Della registrazione dei dati essenziali, quali mittente, destinatario, oggetto, allegati;
Della fascicolazione, effettuando la classificazione di ogni documento secondo una nomenclatura prestabilita;
Della gestione del protocollo informatico, in linea con la normativa vigente. L’Ufficio Protocollo gestisce il sistema di protocollo informatico, che permette la dematerializzazione dei documenti e la loro conservazione digitale a norma di legge. Questo include la gestione della Posta Elettronica Certificata (PEC) del Comune;
Dello smistamento della corrispondenza, curando la trasmissione dei documenti protocollati agli uffici e ai dipendenti responsabili e competenti alla loro gestione ed all'adozione dei provvedimenti del caso;
Della gestione della procedura di archiviazione, per garantendo la reperibilità dei documenti nel tempo e la conservazione a norma;
Del supporto agli uffici comunali, fornendo supporto per le procedure relative alla protocollazione, alla gestione documentale e all'accesso agli atti. • Della gestione degli accessi agli atti, collaborando nella gestione delle richieste di accesso agli atti amministrativi da parte di cittadini e altri soggetti, assicurando il rispetto delle normative sulla trasparenza e la privacy.